Maatregel:
Boodschappendienst
[Terug]
Wat is het?
De boodschappendienst is een ondersteunende dienst waarbij via het internet/intranet boodschappen besteld kunnen worden. Die worden bezorgd op een afgesproken locatie van het bedrijf. Medewerkers kunnen hun bestelde boodschappen van op de bedrijfslocatie meenemen naar huis.
Kenmerken:
Doelgroep: voltallig personeel
Hieronder vind je een gedetailleerd proces dat één van de deelnemende bedrijven aan het project Mobiele Gendercel heeft doorlopen.
Hoe?
Aanleiding - Voorbereiding - Invoering - Evaluatie
Aanleiding:
De verhuizing van het bedrijf was de aanleiding voor het starten met een boodschappendienst. Men centraliseerde het personeel van drie verschillende locaties naar één centrale locatie. Deze verhuizing en centralisatie kende heel wat weerstand bij personeel omdat het verder van huis moest gaan werken. Om die pijn te verzachten heeft HR-afdeling naar ondersteunende maatregelen gezocht, waarvan de boodschappendienst er één is.
Voorbereiding:
Alvorens van start te gaan met de praktische uitwerking heeft het bedrijf een enquête gedaan naar de behoefte van het personeel voor een boodschappendienst. Bij deze enquête werd duidelijk gesteld dat het ging om een voornemen van het bedrijf, maar dat het niet zeker was dat de boodschappendienst er uiteindelijk wel zou komen. Uit deze enquête bleek dat heel wat mensen deze faciliterende dienst zouden appreciëren.
Het bedrijf heeft verschillende derden gecontacteerd voor de boodschappendienst. Er werd gepolst naar de voorwaarden, de kostprijs, de faciliteiten die het bedrijf zou moeten voorzien, enzovoorts. Aanvankelijk werden er twee sporen gevolgd: enerzijds aflevering van goederen op een bedrijfslocatie, anderzijds de mogelijkheid dat het personeel de via het internet bestelde produkten kon afhalen bij een supermarkt in de buurt. Deze laatste optie bleek niet mogelijk omdat de lokale supermarkt daar niet wenste/kon op ingaan (wat niet wil zeggen dat dit met alle lokale supermarkten het geval is).
Na afweging heeft het bedrijf gekozen om samen te werken met Collishop, omdat zij wat betreft levering en service de beste condities hadden. Bovendien stelde Collishop geen minimumbedrag als voorwaarde.
Het invoeren van de boodschappendienst en de uiteindelijke samenwerking met Collishop zijn goedgekeurd op de ondernemingsraad van het bedrijf.
Invoering:
Om een boodschappendienst met levering aan het bedrijf mogelijk te maken heeft het bedrijf een koelruimte laten installeren om de produkten te stockeren.
Ieder personeelslid heeft een brief ontvangen gehad waarin de werkwijze en de afspraken rond de boodschappendienst worden uitgelegd. Er is één aanspreekpunt bij de HR-dienst rond deze faciliterende dienst, waar personeelsleden met al hun vragen en opmerkingen terecht kunnen.
Sinds 1 januari 2006 is de boodschappendienst in werking. Er worden twee maal per week boodschappen geleverd. Medewerkers kunnen via intranet 48 uur voor de levering hun boodschappen bestellen en deze worden dan bij het bedrijf geleverd. Collishop levert altijd als er een bestelling is, ook al gaat het - bij wijze van spreken – slechts over één pak toiletpapier.
Het bedrijf heeft het zo georganiseerd dat medewerkers die gebruik maken van de boodschappendienst hun producten op vaste tijdstippen kunnen ophalen. Zo kan het bedrijf op de ruimte afsluiten en verzekeren dat er geen boodschappen verkeerd geplaatst worden. Bovendien is een vast moment veel gemakkelijker om een correcte dienstverlening te voorzien, omdat er veel medewerkers in een deeltijds regime of met glijtijden werken.
Naast de financiële inspanning van de koelruimte betaalt het bedrijf ook voor de levering van de boodschappen. Tot slot is er natuurlijk de personeelskost voor de voorbereiding van de dienst, de aanwezigheid van een personeelslid bij levering en bij afhaling van de producten.
Evaluatie:
Bij het goedkeuren van de boodschappendienst op de ondernemingsraad is afgesproken dat men de maatregel na een jaar zou evalueren. (Deze datum is bij het lanceren van de databank nog niet bereikt).
Wel wordt nu al door de personeelsdienst om de drie maanden een evaluatie gedaan. Hierbij wordt bekeken hoeveel personeelsleden gebruik maken van de dienst, wordt er gepolst bij mensen die er gebruik van maken, bij de leveranciers van de boodschappen e.d. Ongeveer tien medewerkers maken wekelijks gebruik van de dienst, andere zijn meer occasionele gebruikers. De aantallen zijn echter opvallend lager dan wat de behoefte-enquête uitwees. Het bedrijf ziet dit echter niet als een reden om de boodschappendienst in vraag te stellen. Er wordt voorlopig een verklaring gezocht in het feit dat medewerkers er nog geen gewoonte van gemaakt hebben.
Niet alle producten die in een supermarkt te koop zijn kunnen aangekocht worden via de boodschappendienst. Dit is bijvoorbeeld het geval voor diepvriesprodukten en vleeswaren. Hoewel het bedrijf een gekoelde ruimte heeft voorzien, willen zij het risico niet willen lopen verantwoordelijk te worden gesteld voor een inbreuk is op de HACCP-normen in het proces vanaf de levering van de supermarkt tot bewaring bij de medewerker thuis. De boodschappendienst is geen alternatief gebleken voor de kleine dagdagelijkse boodschappen zoals brood en charcuterie.
(HACCP staat voor Hazard Analysis Critical Control Points. Het is een systeem, dat de productie in staat stelt eventuele anomalieën te voorkomen, te beheersen en te evalueren zodat een kwalitatief product op de markt gebracht wordt.)
|
Succesfactoren |
Knelpunten |
|
+ Duidelijke communicatie naar het personeel en de vakbonden: afspraken, verwachtingen, voorwaarden, enz.
|
|
+ Degelijk vooronderzoek, waarbij opties open gehouden worden voor verschillende pistes en partners
|
|
+ Goede samenwerking en afspraken met partner die boodschappen levert.
|
|
- Hou er rekening mee dat behoefte-enquêtes niet noodzakelijk naar de realiteit vertaald worden
|
- Let erop geen verwachtingen te creëren, die het bedrijf niet kan waarmaken
|
- Moeilijk voor personeelsleden die met fiets of openbaar vervoer naar het werk komen
|
|
Let op!
Zorg ervoor dat je bedrijf de regelgeving rond voedselveiligheid respecteert.
Bijkomende informatie & wetgeving
Bijkomende informatie rond het bedrijf dat boodschappen levert vind je op: www.collishop.be
Op de website van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu vind je de regelgeving en wetgeving rond voedselveiligheid. Daar vind je ondermeer ook bijkomende uitleg over de geldende richtlijnen betreffende de HACCP-normen.
Gelijkaardige maatregelen
|